AI ile Toplantı Yönetimi: Agenda, Özetleme, Aksiyonlar

Toplantı = en israf zaman. AI ile 3 fazda yönetim: hazırlık (agenda) + içerik (transkripsiyon) + sonrası (özet + aksiyon).

Faz 1: Hazırlık

Rol: Sen Chief of Staff rolündesin.

Görev: Aşağıdaki toplantı için agenda:

Konu: Q1 Roadmap Review
Süre: 60 dk
Katılımcı: 8 kişi (CEO, CTO, 6 PM)
Hedef: Q1 onayı + Q2 hazırlık

Format:
1. Tahmini gündem (zaman bazlı)
2. Her madde için: kim hazırlanmalı
3. Karar verilecek 3 nokta
4. Risk: timing aşımı plan B
5. Süre dağılım (en uzun konu için zaman bütçesi)
6. Soru-cevap kaç dakika
7. Kapanış: aksiyonlar net

Faz 2: Toplantı Sırasında

Transkripsiyon Araçları

Araç	Güçlü	Fiyat
Otter.ai	Pioneer, TR destekli	$17/ay
Fireflies	Team CRM entegre	$18/ay
Granola	Mac native, minimalist	$14/ay
Zoom AI Companion	Zoom dahili	Zoom plan
Teams Copilot	Microsoft 365	$30/ay
Whisper	Open source, local	Ücretsiz

Detay: Whisper Rehberi

Gerçek Zamanlı Not

"Toplantı boyunca her konuştuğum cümleyi transcrib et.
Sonra ben dilesem 'özetle' demem yeterli."

Otter.ai gerçek zamanlı, herkesi tanır.

Çok-Dilli Toplantı

TR + EN karışık toplantı:
- Otter EN destekler, TR makul
- Whisper Large v3 = multilingual best
- Translate sonra (ChatGPT)

Faz 3: Sonrası

Görev: Aşağıdaki transcript'ten özet:

[transcript yapıştır]

Çıktı:
1. TL;DR (3 cümle)
2. Ana kararlar (madde)
3. Open issues (henüz cevap yok)
4. Aksiyonlar: [Kim] [Ne] [Ne zaman]
5. Sonraki toplantı önerisi
6. Stakeholder güncellemesi (CEO için kısa)
7. Risk işareti (varsa)

Detay: Toplantı Özeti

Aksiyon Takibi

Görev: 5 günlük aksiyon listesi:

Pazartesi toplantı: [aksiyonlar]
Şimdi: [Pazartesi + 5 gün]

Çıktı:
1. Tamamlanan (kim)
2. Devam (mevcut durum)
3. Geciken (sebep)
4. Bloklu (kim engelliyor)
5. Reminder email template (geciken kişilere)

Toplantı Türlerine Göre

Daily Standup

"15 dk daily standup template:
- Dün ne yaptım
- Bugün ne yapacağım
- Bloker

10 kişi varsa: 1 dk/kişi = 10 dk + 5 dk discuss.
Üstü = parking lot (sonraya)"

1-on-1

"Manager-direct 1-on-1 agenda (30 dk):

- 5 dk: kişisel check-in
- 10 dk: işler nasıl
- 5 dk: bloker
- 5 dk: kariyer
- 5 dk: feedback (çift yön)

Önceki haftadan kalan + bu hafta öncelik"

Retro

"2 haftalık retro template (60 dk):

1. What went well (15 dk - postit)
2. What didn't (15 dk)
3. Action items (15 dk - top 3)
4. Vote (top items)
5. Kim sahip / ne zaman

Anti-pattern: 'communication' vague, spesifik aksiyon"

Stakeholder Update

"Quarter review (45 dk):

Slide 1-3: TL;DR + key metrics
Slide 4-8: Highlights
Slide 9-12: Misses + lessons
Slide 13-15: Next quarter
Slide 16: Asks"

Asenkron Alternatif

Detay: Uzaktan Çalışma

Toplantı yerine:

1. Loom (5 dk video)
2. Notion / Coda doc (paylaşım)
3. Slack thread (decision log)
4. Email summary

Avantaj:
- Zaman dilimi bağımsız
- Düşünme zamanı
- Kayıt otomatik
- Toplantı sıkıntısı yok

Use case:
- Status update: async
- Decision needed: meeting (asenkron yetmediyse)
- Brainstorm: senkron > async
- Crisis: senkron"

Toplantı Kuralları

Davet Etmeden Önce

1. Async olur mu?
2. Kim gerçekten gerekli?
3. Karar verilecek mi?
4. 25 dk yeterli mi (default 60 değil)
5. Backup plan?

Davet Açıklaması

Konu: [...]
Hedef: [karar / brainstorm / status]
Çıktı: [...]
Hazırlık: [link + pre-read]
Bilemiyorsan: cancel

Toplantı Sonrası Verimlilik

Toplantı bitti, 5 dakika içinde:

1. Aksiyonları kişilere assign (Slack / Notion)
2. Decision log update
3. Stakeholder broadcast (kısa)
4. Calendar block (follow-up için)
5. Personal todo: 'sonraki toplantıya kadar'

Toplantı Audit

"Geçen ay 80 saat toplantı.

Analiz:
- Tür dağılımı
- Süre / sayı dağılımı
- 'Verimsiz' işaretlenen sayı
- 'Karar verilmedi' sayı
- Çok sayıda 'sadece bilgi' (async olabilir)

Öneri: bu ay neyi kes / async yap?"

Toplantı Kültürü Sorunları

”Çok fazla toplantı”

→ Meeting-free Wednesday → Default 25 dk (60 değil) → Async-first policy → “Önce karar isteğini text’le yaz"

"Geç başlıyor”

→ 2 dk geç = açılış cancel → Önceki 10 dk buffer

”Karar verilmiyor”

→ DRI (Directly Responsible Individual) → Disagree and commit

”Aynı kişi konuşuyor”

→ Round-robin → Time-box → Async pre-input

Yaygın Hatalar

1. Default 60 dk: 25 dk dene
2. Çok katılımcı: 8 max ideal
3. Agenda yok: Süreyi kontrol edemezsin
4. Aksiyonsuz: “Toplantı oldu, ne oldu?”
5. AI özeti unutmak: Bilgi kayıbı
6. Hassas toplantıda kayıt: Onay şart

Sonraki Adımlar

• Toplantı Özeti
• Whisper
• Uzaktan Çalışma
• Proje Yönetimi

Özet

Toplantı yönetimi + AI = 3 faz: agenda + transkripsiyon + özet/aksiyon. Otter / Fireflies + ChatGPT özet = automatik dokümantasyon. Anahtar: aksiyon disiplini + async alternatif düşünme. Toplantı %30 azalabilir.